Zunächst fanden die KWF-Tagungen alle zwei Jahre statt. Erst ab der siebten Auflage (1977 in Schmallenberg) wechselte man in den vierjährlichen Turnus. Einzige Ausnahme: Im Jahr 1988 erfolgte der Wechsel auf die geraden Jahre. Diese terminliche Neuausrichtung verhinderte Überschneidungen mit den Tagungen des Deutschen Forstvereins (DFV).


Darüber hinaus wurde durch diesen Wechsel erreicht, dass in Mitteleuropa abwechselnd mit der KWF-Tagung und der Messe Interforst in München alle zwei Jahre internationale Leitveranstaltungen für die Forstbranche stattfinden. Standorte und gastgebenden Landesforstverwaltungen bzw. -betriebe wechseln.

Zwischen den großen KWF-Tagungen werden Thementage durchgeführt. Sie greifen immer ein aktuelles Schwerpunktthema der Branche auf. Im September 2010 fanden die ersten KWF-Thementage zum Thema „Bodenschonung beim Forstmaschineneinsatz in der Holzernte“ in Rheinland-Pfalz statt.